SISTEM BASIS DATA TERDISTRIBUSI.
Kali ini saya akan menjawab soal postest vclass 2 dari mata kuliah SBD 2
Pertanyaannya:
1. Hal yang penting diperhatikan dalam sistem terdistribusi adalah menentukan penempatan data dan program pada jaringan computer.
Menentukan desain suatu organisasi dapat dipandang 3 dimensi. Jelaskan ke 3 dimensi tersebut.
Jawab:
1.Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga dimensi yaitu : Kompleksitas, Formalisasi, dan Sentralisasi
1. Kompleksitas
Kompleksitas
merupakan faktor yang memiliki pengaruh besar terhadap struktur organisasi.
Kompleksitas juga membawa pengaruh pada perilaku individu di dalam organisasi,
kondisi-kondisi struktural dalam organisasi, proses-proses yang terjadi di
dalam organisasi, serta hubungan antara organisasi dengan
lingkungannya.Kompleksitas merupakan sesuatu yang pertama-tama dirasakan oleh
individu ketika memasuki suatu organisasi.
Kompleksitas
pada umumnya dapat ditemui terutama dalam organisasi besar, seperti dalam perusahaan
besar, negara, angkatan bersenjata, universitas dan sebagainya. Namun
sebenarnya, pada organisasi yang sederhanapun kompleksitas ini dapat ditemukan.
Misalnya dalam organisasi tingkat desa seperti PKK (Pembinaan Kesejahteraan
Keluarga), secara sangat jelas menunjukkan adanya kompleksitas ini, apalagi
sebuah organisasi besar.
Kompleksitas
suatu organisasi disebabkan terutama karena bagian-bagian atau unit-unit kerja
yang ada di dalam organisasi itu memiliki berbagai macam variasi dalam
kompleksitasnya. Dalam uraian terdahulu mengenai perluasan vertikal maupun
horizontal telah dikemukakan bahwa bertambahnya kegiatan dan volume tugas-tugas
yang dijalankan organisasi menyebabkan terjadinya perluasan tersebut.
Kompleksitas
mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi. Yang termasuk
didalam kompleksitas adalah :
- Tingkat Spesialisasi
- Tingkat pembagian kerja
- Jumlah tingkatan didalam hierarki
organisasi
- Tingkat sejauh mana unit-unit
organisasi tersebar secara geografis
Kompleksitas struktur menggambarkan derajat diferensiasi dalam suatu
organisasi, baik diferensiasi horizontal, diferensiasi
vertikal, maupun diferensiasi spasial. Peningkatan salah
satu dari jenis diferensiasi ini secara otomatis akan menambahkan kompleksitas
struktur sebuah organisasi.
a. Diferensiasi Horizontal
Diferensiasi horizontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit
berdasarkan orientasi anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, dan
tingkat pendidikan serta pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada
dalam organisasi yang membutuhan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa.
Semakin kompleks pula organisasi tersebut karena orientasi yang berbeda-beda
akan lebih menyulitkan para anggota organisasi untuk berkomunikasi serta lebih
sukar bagi manajemen untuk mengkoordinasikan kegiatan mereka.
Bukti paling
nyata pada organisasi yang menekankan diferensiasi horizontal adalah
spesialisasi dan departementalisasi. Spesialisasi merujuk pada pengelompokan
aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Bentuk spesialisasi yang
paling dikenal adalah spesialisasi fungsional, dimana pekerjaan dipecah-pecah
menjadi tugas yang sederhana dan berulang. Jika para individunya yang
dispesialisasi, dan bukan pekerjaannya, maka kita mempunyai spesialisasi
sosial. Spesialisasi sosial dicapai dengan menyewa tenaga profesional yang
mempunyai keterampilan yang tidak dapat dijadikan rutin dengan segera.
Pekerjaan
yang secara khas dilakukan oleh para insinyur, para ahli nuklir, dan para
perawat merupakan spesialisasi, tetapi kegiatan yang mereka lakukan bervariasi
berdasarkan situasi. Mengapa pembagian kerja masih berlaku? Pertama, pada
pekerjaan yang sangat kompleks dan memerlukan pengalaman, tidak ada satu pun
orang yang dapat mengerjakan semua tugas, karena adanya keterbatasan fisik.
Kedua, keterbatasan dalam pengetahuan merupakan hambatan. Ketiga, keterampilan
seseorang dalam melakukan suatu tugas akan meningakat lewat pengulangan
pekerjaan. Keempat, pembagian kerja meningkatkan
efisiensi serta produktivitas dengan mendorong terciptanya penemuan dan mesin
khusus.
Pembagian
kerja menciptakan kelompok-kelompok spesialis, cara mengelompokan para
spesialis disebut sebagai departemenalisasi. Oleh karena itu departementalisasi
adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas yang telah
didiferensiasi secara horizontal.
b. Diferensiasi vertikal.
Diferensiasi
vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula
kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi bertambah.
Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat yang
paling rendah, maka makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam
komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai
manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan
bawahannya.
Diferensiasi
vertikal sebaiknya diartikan sebagai tanggapan terhadap peningkatan
diferensiasi horizontal. Jika spesialisasi meluas, maka kooordinasi tugas makin
dibutuhkan. Faktor yang menentukan diferensiasi vertikal adalah rentang
kendali. Rentang kendali (span of control) menetapkan jumlah
bawahan yang dapat diatur dengan efektif oleh seorang manajer. Jika rentangnya
lebar, para manajer akan mempunyai banyak bawahan yang melapor kepadanya. Jika
rentangya sempit, para manajer hanya mempunyai sedikit bawahan.
c. Diferensiasi spasial.
Diferensiasi
spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan
personel sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi
spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan
vertikal. Artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan
secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.
Arti Penting
Kompleksitas Organisasi terdiri dari sub sistem yang membutuhkan
koordinasi, komunikasi, dan kontrol yang efektif. Maka makin kompleks sebuah
organisasi, makin besar kebutuhannya akan alat komunikasi, koordinasi, dan
kontrol yang efektif. Dengan kata lain, jika kompleksitas meningkat, maka akan
demikian juga halnya dengan tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa
aktvitas-aktivitas yang dideferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan
secara bersama kearah pencapaian tujuan organisasi. Arti kompleksitas bagi para
manajer adalah bahwa ia menciptakan permintaan dan kebutuhan yang berbeda-beda
dari waktu manajer. Makin tinggi kompleksitas, makin besar pula jumlah
perhatian yang harus mereka berikan untuk menghadapi masalah komunikasi,
koordinasi, dan kontrol.
2. Formalisasi
Formalisasi
merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu
distandarisasikan, ukurannya adalah banyaknya aturan-aturan tertulis (written
regulations) Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai relatif tidak
terprogram, karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik
dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi,
maka makin besar standarisasi, makin sedikit pula jumlah masukan mengenai
bagaimana suatu pekerjaan(job desc) harus dilakukan oleh seorang
pegawai.
Standarisasi
bukan hanya menghilangkan kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secara
lain, tetapi juga menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk
mempertimbangkan aternatif.
Arti penting
formalisasi organisasi menggunakan formalisasi karena keuntungan yang
diperoleh dari pengaturan perilaku para pegawai. Standarisasi perilaku akan
mengurangi keanekaragaman dan juga mendorong koordinasi. Makin besar
formalisasi, makin sedikit pula kebijaksanaan yang diminta dari pemegang
jabatan, yang berarti penghematan. Hal ini relevan karena kebijaksanaan
memerlukan biaya.
Menurut
Robbins (1990:95-7), tujuan atau manfaat formalisasi adalah :
1. Konsistensi dan keseragaman, yaitu
untuk mencapai output-output yang tidak berubah-ubah kualitasnya. Hal ini
penting bagi organisasi yang melakukan produksi massal.
2. Meningkatkan koordinasi, untuk
tugas-tugas yang membutuhkan koordinasi tinggi di antara anggota
organisasi, formalisasi merupakan cara yang efektif dan biasa dipakai
organisasi.
3. Penghematan biaya secara ekonomis,
buku-buku manual pekerjaan di berbagai perusahaan besar biasanya dibuat
untuk menghemat biaya. Jika perusahaan tidak memliki manual, katakanlah di
bidang akunting, maka perusahaan tersebut harus membayar jauh lebih mahal
tenaga kerja profesional yag akan menjalankan tugas itu. Sebab,tanpa adanya
manual dibutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang tinggi dari pelaksana,
sehingga gaji dan fasiitas yang harus disediakan lebih besar. Namun dengan
prosedur-prosedur dan penjelaan terperinci dalam buku manual, perusahaan dapat
mempekerjakan seseorang yang lebih rendah kualifikasi teknis dan pendidikannya
untuk mengerjakan tugas yag sama.
Didalam
formalisasi memerlukan beberapa teknik dalam pelaksanaannya, diantaranya :
a. Seleksi (selection)
Organisasi
memilih pegawainya bukan secara acak, tetapi melalui sebuah rintangan yang
dirancang untuk membedakan para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan
baik dan mereka yang mungkin tidak berhasil. Proses seleksi yang efektif
dirancang untuk menentukan apakah calon pekerja cocok bagi organisasi. Yang
dilakukan dalam proses seleksi adalah mencoba menghindari dipekerjakannya
orang-orang yang tidak cocok; yaitu para individu yang tidak dapat menerima
norma-norma organisasi.
Seleksi
harus diakui sebagai salah satu teknik yang paling banyak digunakan organisasi
untuk mengontrol kebijakan terhadap pegawainya. Apakah penerimaan pegawai
itu menyangkut pegawai yang tidak terampil atau yang professional, organisasi
menggunakan proses seleksi untuk menyaring orang yang tepat dan mengeluarkan
mereka yang berpikir dan bertindak dengan cara-cara yang dianggap oleh
manajemen kurang baik. Seleksi untuk para professional dapat dilakukan dengan
kebebasan lebih besar daripada seleksi pegawai tidak terampil, karena
profesionalisasi dari para profesional mengurangi kebutuhan bagi organisasi
untuk mengidentifikasi orang-orang yang akan tidak berguna bagi organisasi.
Sebagian dari tugas ini telah dilakukan oleh universitas dan asosiasi yang
mengeluarkan ijazah dari para profesional tersebut. Tetapi, semua anggota baru
harus memenuhi persyaratan minimum dari organisasi mengenai pegawai yang dapat
diterima, dan proses seleksi tersebut merupakan salah satu mekanisme yang
populer untuk mencapai tujuan ini.
b. Persyaratan Peran / Jabatan (role
requirement)
Para
individu di dalam organisasi mempunyai peran. Setiap pekerjaan membawa serta
harapan mengenai bagaimana si pemegang peran seharusnya berperilaku. Analisis
tugas menetapkan pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi dan
menguraikan tentang perilaku pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut.
c. Peraturan, Prosedur, dan Kebijakan (rules,
procedures, policies)
Peraturan
merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang pegawai tentang
apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur adalah rangkaian langkah
yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai
dalam melaksanakan tugasnya. Kebijaksanaan adalah pedoman yang menetapkan
hambatan terhadap pengambilan keputusan yang dibuat oleh para pegawai.
Masing-masing merupakan teknik yang digunakan organisasi untuk mengatur
perilaku para anggotanya. Peraturan tidak memberi kesempatan kepada para
pegawai untuk membuat pertimbangan atau mengambil kebijakan-kebijakan.
Peraturan menetapkan pola perilaku tertentu dan spesifik yang disyaratkan.
Prosedur
ditetapkan untuk memastikan terjadinya standardisasi proses kerja. Suatu
masukan akan diproses dengan cara yang sama, keluarannya juga selalu sama
setiap hari. Jika kita bertanya kepada seorang pegawai bagian pembayaran apa
yang dikerjakannya, maka jawabannya kemungkinan besar akan sesuai deskripsi
yang telah dibuatkan prosedurnya mengenai aktivitas-aktivitas yang dilakukan.
Kebijakan
memberikan kebebasan yang lebih besar dibandigkan peraturan. Kebijakan memberi
kesempatan kepada para pegawai untuk menggunakan keleluasaan yang terbatas dan
tidak menetapkan perilaku tertentu dan spesifik dari pegawai. Keleluasaan
tersebut diciptakan dengan memasukkan istilah-istilah yang menunjuk pada
pertimbangan-pertimbangan (seperti “yang terbaik”, “memuaskan”, dan
“bersaing”), yang diserahkan kepada pegawai untuk diinterpretasikan sendiri.
Kebijakan tidak harus tertulis untuk mengontrol keleluasaan.
d. Pelatihan (training)
Banyak
organisasi memberi pelatihan kepada pegawai dengan maksud untuk memasukkan
perilaku dan sikap pekerja yang diinginkan kepada para pegawai. Pegawai baru
kerap disyaratkan untuk mengikuti program orientasi agar terbiasa dengan
tujuan, sejarah, filsafat, dan peraturan organisasi, serta kebijakan personalia
yang relevan, misalnya jam kerja, prosedur pembayaran, persyaratan lembur dan
tunjangan lainnya. Pelatihan ada yang bersifat on the job
training (misalnya pemagangan, pendampingan ( coaching),
atau penugasan-penugasan yang bersifat studi), adapula yang bersifat off
the job training (ceramah, demonstrasi, simulasi, atau instruksi
terpogram). Pelatihan juga sebagai sarana untuk mengajarkan dan
menanamkan externalized behaviors kepada para anggota
organisasi.
e. Ritual (rituals)
Ritual
digunakan sebagai teknik formalisasi terhadap para anggota yang diperkirakan
akan mempunyai dampak yang kuat dan lama terhadap organisasi. Yang pasti
termasuk dalam kelompok ini adalah para individu yang berambisi untuk menduduki
posisi manajemen tingkat senior dan mereka juga memutuskan untuk mencari status
aktif di dalam sebuah kelompok atau juga para pimpinan yang memilih untuk menjadikan
pekerjannya sebagai profesi.
Pada proses
ritual , tidak cukup bahwa sesorang memiliki kualifikasi teknis yang dibutuhkan
untuk suatu jabatan. Ia juga harus memenuhi standar-standar normatif atau
kepribadian yang sesuai untuk jabatan tersebut. Ancaman yang biasanya mendasari
ritual adalah bahwa para anggotanya harus membuktikan mereka dapat dipercaya
dan setia pada organisasi sebelum mereka dapat “dilantik”, sedangkan “proses
pembuktian” merupakan ritualnya.
3. Sentralisasi
Sentralisasi
adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Sentralisasi dinyatakan
sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan
dikonsentrasikan pada satu individu sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya
pada tingkat tinggi dalam organisasi). Dengan demikian pegawai (biasanya berada
di bagian bawah organisasi) hanya memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan
mereka.
Istilah
sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang
tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang
rendah menunjukkan adanya desentralisasi.
Menurut
Hatch (1997:168), kesulitan dalam mengukur tingkat sentralisasi adalah terletak
pada beragamnya jenis keputusan di dalam organisasi itu sendiri. Artinya, suatu
organisasi bisa bersifat sentralistis dalam satu hal, dan desentralistis dalam
hal lain. Suatu organisasi umumnya bersifat desentralis (work-related
decision), tetapi cenderung sentralistis berkenaan dengan
keputusan-keputusan strategis. Akibatnya kita kadang-kadang kesulitan
menentukan tingkat sentralisasi yang sesungguhnya dalam sebuah organisasi.
Tingkat
kontrol yang dimiliki seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan
dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Kelima langkah
dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan informasi untuk
diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan.
2. Memproses dan menginterpretasikan
informasi tersebut untuk memberi saran kepada pembuat keputusan mengenai apa
yang harus dilakukan.
3. Membuat pilihan mengenai apa yang
hendak dilakukan
4. Memberi wewenang kepada orang lain
mengenai apa yang hendak dilakukan
5. Melaksanakan apa yang harus
dilakukan.
Dalam
beberapa organisasi, manajer puncak mengambil semua keputusan.Manajer tingkat
lebih bawah semata-mata hanya melaksanakan petunjuk-petunjuk manajer puncak.
Pada keadaan yang lain organisasi dimana pengambilan keputusan ditekan dibawah.
Ada
kecenderungan bahwa sentralisasi menurun bersama dengan membesarnya ukuran
organisasi. Sebab-sebab mengapa organisasi yag besar membutuhkan
desentralisasi, menrut Robbins (1990: 111), adalah sebagai berikut :
1. Kapasitas pengolahan informasi
manusia terbatas
2. Organisasi membutuhkan respon cepat
3. Keputusan dapat diambil dengan
informasi yang lebih rinci dan lengkap
4. Motivasi pekerja dapat ditingkatkan
dengan desentralisasi
5. Desentralisasi memberikan ruang
pembelajaran
Berkaitan
dengan hubungan antara ukuran organisasi dan sentralisasi,
penelitian-penelitian organisasi pada umumnya belum memberikan kesimplan yang
eksak. Menurut Robbins (1990: 160), kita baru memilki kesimpulan yang pasti
tentang hubungan ukuran organisasi dan formalisasi. Namun dari kesimpulan ini,
menurut Robbins, kita bisa menarik sebuah logika: Aturan-atran dan prosedur
formal memungkinkan pengelola organisasi untk mendelegasikan pengambilan
keputusan sekaligus memastikan bahwa keputusan-keputusan yang diambil sejalan
dengan keinginan pengelola organisasi. Dengan perkataan lain, ukuran organisasi
akan meningkatkan desentralisasi, sejalan dengan meningkatnya formalisasi.
Kelebihan sentralisasi :
a. Lebih mudah untuk menerapkan
kebijakan umum dan praktek untuk bisnis secara keseluruhan.
b. Mencegah bagian lain dari
bisnis menjadi terlalu mandiri.
c. Lebih mudah untuk
mengkoordinasikan dan mengendalikan dari pusat.
d. Lebih cepat pengambilan
keputusan lebih mudah untuk menunjukkan kepemimpinan yang kuat.
Kelemahan Sentralisasi :
a. Manajer lokal cenderung jauh
lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan.
b. Kurangnya otoritas turun
hirarki mungkin mengurangi motivasi manajer.
c. Layanan pelanggan tidak
mendapat manfaat dari fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan
keputusan lokal.
Kelebihan Desentralisasi :
a. Harus meningkatkan motivasi
staff
b. Keputusan yang dibuat lebih
dekat dengan pelanggan
c. Konsisten dengan bertujuan
untuk menyanjung hirarki
d. Cara yang baik untuk melatih
dan mengembangkan manajemen junior
Kekurangan Desentralisasi :
a. Pengambilan keputusan tidak
selalu strategis
b. Sulit untuk mencapai kontrol
keuangan yang ketat atau risiko biaya
sumber :
Comments
Post a Comment